ميثاق برنامج لحوكمة مجالس الإدارة تبنيه مجموعة بي إتش دي في مسقط. يحفظ جدول أعمال المجلس وأوراقه ومحاضره وقراراته ومهامه وسجل التدقيق في مساحة عمل واحدة باللغتين العربية والإنجليزية. ويمكن للمجلس تشغيله في السحابة، أو على نطاقه الخاص، أو على خوادم يملكها ويديرها.
لماذا أردت بناءه
أعمل داخل أعمال مجالس الإدارة منذ عام 2023. فأنا أمين سر مجلس إدارة داتا عُمان، شركة الكابلات البحرية التابعة لمجموعة إذكاء. وأنا أيضاً عضو في مجلس إدارة اللجنة العُمانية للمبارزة. وفي الموقعين، الاجتماع هو الجزء السهل. أما الجزء الصعب فهو السجل الذي يأتي بعده.
يتخذ المجلس قراراً. وبعد أسابيع يسأل أحدهم: من اتخذ القرار، وبناءً على أي ورقة، وبأي نصاب؟ وكثيراً ما تتوزع الإجابة بين سلسلة رسائل بريد إلكتروني وملف وورد ومحادثة. وتُسند مهمة، ثم لا يعرف أحد من المسؤول عنها. وتبتعد المحاضر العربية عن المحاضر الإنجليزية مع الوقت.
أردت مكاناً واحداً تبقى فيه أدلة دورة المجلس كاملة مترابطة.
ما الذي يجمعه ميثاق
يربط ميثاق كل خطوة في دورة الحوكمة. جدول الأعمال يقود إلى أوراق الاجتماع. والاجتماع يسجل الحضور والنصاب. والمحاضر تحفظ القرارات ونتائج التصويت. وكل قرار يمكن أن يولّد مهاماً لها مسؤول محدد وموعد استحقاق. ويسجل سجل التدقيق كل تعديل لاحق.
تعمل الواجهة بالعربية من اليمين إلى اليسار وبالإنجليزية. والمحتوى العربي جزء من سجل المجلس نفسه. وعلى المشتري أن يختبر المحاضر والمخرجات باللغتين، لا زر تبديل اللغة وحده.
ويغطي المنتج كذلك أربعة مجالات أخرى تبيعها منصات الحوكمة الكبيرة: إدارة العقود، وإدارة الكيانات، وإدارة القضايا، وغرفة البيانات. وتشترك المجالات الخمسة في مصفوفة صلاحيات واحدة وسجل تدقيق واحد.
أساس واحد لأنواع مختلفة من المجالس
يحتاج اتحاد رياضي ومجلس مستشفى ومجلس بنك إلى الأساس نفسه. فكل منها يعقد اجتماعات، ويتخذ قرارات، ويحفظ وثائق، ويحتاج إلى سجل تدقيق. لكن جداول أعمالها تختلف كثيراً. لذلك يحمّل ميثاق الوحدات حسب القطاع. فيرى الاتحاد الرياضي اللاعبين والاختيارات، ويرى مجلس البنك سجل المخاطر ولجنة التدقيق. ويذكر الموقع اليوم خمسة عشر قطاعاً.
أين يعمل
تحتاج مجالس كثيرة في عُمان والخليج إلى معرفة مكان بياناتها. ولميثاق ثلاثة مسارات للتشغيل: خدمة سحابية مستضافة، ونطاق خاص على الخدمة المستضافة، ونسخة داخلية مخصصة لجهة واحدة على خوادمها، مع إعداد Docker Compose وتحقق محلي من ترخيص موقّع.
والتشغيل الداخلي لا يعني تلقائياً العزل التام عن الشبكة. فالتشغيل دون اتصال يعتمد على تصميم الشبكة والهوية والنسخ الاحتياطي والتحديثات. ولذلك نكتب هذه المتطلبات مع المشتري قبل أن نلتزم بأي تشغيل.
عميل واحد معلن
اللجنة العُمانية للمبارزة هي أول جهة تعمل على ميثاق. فهي تدير مساحة عمل مجلسها وموقعها العام على fencing.om من خلال المنصة. ويستطيع أي شخص فتح الموقع والتحقق من هذه العلاقة.
وهذه هي قائمة العملاء كاملة اليوم. كانت نسخة سابقة من موقع ميثاق تعرض شهادتين بتقييم خمس نجوم، وكلتاهما لم تكن حقيقية، فحذفناهما. ويذكر الموقع الآن ما يستطيع القارئ التحقق منه فقط. فمنتج مجالس الإدارة يطلب الثقة، ولذلك يجب أن يكسبها موقعه أولاً.
ما تعلمته من بنائه
يبدو برنامج مجالس الإدارة بسيطاً من الخارج. لكن الجزء الصعب هو الروابط بين السجلات. فالقرار يجب أن يشير إلى الورقة التي بُني عليها، وإلى المهام التي تتبعه. ومن دون هذه الروابط يصبح المنتج مجرد مجلد أجمل.
ولنظام تخطيط الموارد الخاص بنا قاعدة التصميم نفسها: سجل واحد لكل عمل، ولا نسخ ولصق بين الأنظمة. ويطبق ميثاق هذه الفكرة على الحوكمة، فتبقى أدلة دورة المجلس الواحدة مترابطة، ولا تتوزع بين ملفات منفصلة. وهذا يتطلب جهداً أكبر في البداية، لكنه يؤتي ثماره عندما تأتي الأسئلة لاحقاً.
ما زال ميثاق في بدايته. لديه عميل واحد معلن، وقائمة واضحة بما يجب أن يثبته بعد ذلك. وأريد له أن ينمو على سجلات يستطيع الناس التحقق منها.
Related: لماذا بنينا نظام تخطيط موارد خاصاً بنا بدل شرائه ومؤشرات أداء يستطيع مجلس الإدارة استخدامها فعلاً