أعمل أميناً لسر مجلس إدارة داتا عُمان (DataOm) منذ أكتوبر 2023. داتا عُمان هي شركة الكوابل البحرية التابعة لمجموعة إذكاء. كنت أول أمين سر لمجلس إدارتها. شاركت في تأسيس الشركة، وأتولى اليوم حوكمة المجلس والامتثال للمتطلبات النظامية وحفظ السجلات.
يشرح هذا المقال ما يقوم به أمين سر المجلس. يظن كثيرون أن العمل يقتصر على كتابة المحاضر. المحاضر مهمة، لكنها جزء واحد من دور أوسع.
البداية مع شركة جديدة
الشركة الجديدة ليس لها تاريخ في عمل المجلس. لا توجد محاضر سابقة يُبنى عليها، ولا عادات راسخة يُسار عليها. يساعد أمين السر المؤسس في بناء هذا الأساس. في داتا عُمان شاركت في تأسيس الشركة منذ البداية.
المهام الأولى عملية. يحتاج المجلس إلى دورة اجتماعات واضحة. ويحتاج كل اجتماع إلى جدول أعمال وأوراق وسجل للقرارات. وتحتاج الشركة إلى مكان تحفظ فيه وثائقها النظامية. كل مهمة من هذه المهام صغيرة، لكنها مجتمعة تحدد قدرة المجلس على العمل بكفاءة في سنواته الأولى.
دورة الاجتماعات
تنظيم اجتماعات المجلس جزء أساسي من دوري. يخطط أمين السر لكل اجتماع بالتنسيق مع رئيس المجلس ومع الإدارة التنفيذية. قبل الاجتماع يتفق أمين السر على جدول الأعمال ويجمع الأوراق، ثم تصل الحزمة إلى الأعضاء في وقت يكفي لقراءتها.
أثناء الاجتماع يسجّل أمين السر النقاش والقرارات. وبعد الاجتماع يكتب المحضر ويرسله للمراجعة. كما يتابع كل إجراء يكلّف به المجلس الإدارة التنفيذية. وفي الاجتماع التالي يرى المجلس الإجراءات المكتملة والإجراءات التي لم تكتمل بعد.
دورة الاجتماعات الجيدة توفر وقت المجلس. يحضر الأعضاء وهم مستعدون، ويبقى النقاش على القرارات التي يجب على المجلس اتخاذها.
الامتثال النظامي
على الشركة في عُمان التزامات قانونية وتنظيمية، وبعض هذه الالتزامات من مسؤولية المجلس. يساعد أمين السر الشركة على الوفاء بها في وقتها، ويشمل ذلك الموافقات الصحيحة والإيداعات الصحيحة.
داتا عُمان شركة تابعة لمجموعة إذكاء، وتدعم البنية الأساسية للاتصال الرقمي في عُمان. ويشمل دوري الامتثال للمتطلبات النظامية والتنظيمية. ويجب أن يتبع كل قرار للمجلس الإجراء الصحيح. وأمين السر الجيد يعرض أي مسألة إجرائية على رئيس المجلس قبل بدء الاجتماع.
السجلات
سجلات المجلس هي ذاكرته. يتغير الأعضاء مع الوقت، لكن المحاضر والقرارات تبقى. ويجب أن يتمكن أي مجلس في المستقبل من معرفة سبب اتخاذ الشركة لقرار ما، ومن وافق عليه.
حفظ هذه السجلات جزء من دوري، ويجب أن تبقى كاملة ومرتبة. قد يبدو هذا عملاً إدارياً بسيطاً، لكنه في الواقع يحمي الشركة. فالعضو الجديد يجد الحقائق دون أن يطلب من أحد أن يتذكرها.
حلقة الوصل بين المجلس والإدارة
يقف أمين السر بين المجلس والإدارة التنفيذية. أنقل أسئلة الأعضاء إلى الإدارة وأعود بالإجابات. وأتواصل كذلك مع الأطراف المعنية خارج الشركة عندما يحتاج المجلس إلى ذلك.
يتطلب هذا الموقع ثقة الطرفين. يجب أن ترى الإدارة أمين السر منصفاً، ويجب أن يراه المجلس مستقلاً عن أي رأي بعينه. يعرض أمين السر الحقائق بوضوح، ويترك القرار للأعضاء.
ما تعلمته من هذا الدور
أقود كذلك التخطيط الاستراتيجي في مجموعة إذكاء، وأدير مجموعة بي إتش دي بصفتي المؤسس والرئيس التنفيذي. يساعدني دور أمين السر في العملين معاً. فقد تعلمت منه أن أكتب القرار بحيث يبقى واضحاً بعد سنوات. وتعلمت أيضاً أن أعدّ ورقة للمجلس تقوده إلى قرار واضح.
الحوكمة الجيدة في معظمها إعداد دقيق وسجلات واضحة. والمجلس الذي يملك الاثنين يستطيع أن يصرف وقته على القرارات المهمة.
اقرأ أيضاً: مسيرتي المهنية ومؤشرات أداء يستطيع مجلس الإدارة استخدامها فعلاً.